Финансовый директор рассказала об тревожных звоночках, которые могут привести к финансовым проблемам в компании.
Источник фото: freepik.com
Деньги в бизнесе есть, но при этом нечем платить по счетам, — такая ситуация знакома многим владельцам собственного дела. Что делать в таких обстоятельствах и, что еще важнее, как их избежать рассказывает Наталья Самусенко, финансовый директор, эксперт и наставник бизнеса в сфере финансового учета.
Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на счетах для покрытия текущих обязательств: зарплат, аренды, оплаты поставщикам и т. д. Деньги в общем при этом есть (в товарах, дебиторской задолженности, обороте), но для реальных расчетов их нет. Это не значит, что бизнес убыточен, просто в какой-то момент времени входящий поток денег запаздывает, а обязательства уже наступают.
Наталья Самусенко
Источник фото: Личный архив спикера.
Корень проблемы
Первопричина кассовых разрывов кроется в некорректном управлении финансовыми потоками, при этом предпосылки их возникновения могут быть разными. Рассмотрим самые распространенные.
Несовпадение сроков поступления и выплат. Вы платите по счетам раньше, чем получаете деньги от клиентов. Например, заказали товар, который окупится за 2 месяца, но заплатить за него надо уже через 2 недели.
Отсрочки клиентам, работа по постоплате. Вы продаёте в долг, а поставщикам платите сразу, — в итоге весь бизнес работает, но денег на счетах нет.
Несоразмерно большие закупки или инвестиции.Закупили много товара, но он продается медленно. Или крупно вложились в ремонт, оборудование или рекламу, но прибыли еще нет.
Плохой контроль дебиторской задолженности. Клиенты задерживают платежи, а у вас нет механизма их взыскания.
Неожиданные расходы. Поломка оборудования, штрафы и другие форс-мажоры при отсутствии финансовой подушки приводят к проседанию счетов и увеличению долговой нагрузки.
Отсутствие планирования расходов. Незапланированные крупные единоразовые расходы могут серьезно влиять на бюджет: например, налоговые платежи, аренда, закупки.
Плохая финансовая дисциплина. Бизнес работает «на авось», деньги тратятся чрезмерно и хаотично. Часто личные финансы не разделяются с финансами бизнеса, денежные потоки смешиваются и искажают картину.
Сезонность. При выраженной сезонности бизнеса выручка нестабильна, а расходы идут равномерно. Например, в строительстве зимой, как правило, мало заказов, но аренда офиса и зарплата при этом остаются постоянными расходами.
Работа на опережение
Кассовый разрыв — ранний маркер финансовых проблем в бизнесе, подобных ситуаций можно и нужно избегать. Чтобы не допустить образования кассового разрыва, нужно придерживаться трех простых привычек:
вести учет поступлений и платежей хотя бы в обычной таблице Excel,
делать прогноз движения денег на 1-3 месяца вперед,
следить за дебиторской задолженностью, чтобы ориентироваться, кто, когда и за что платит.
Кроме того, важно замечать значимые признаки, которые сигнализируют, что наступление кассового разрыва — вопрос времени. Наталья Самусенко рассказала, что должно насторожить владельца бизнеса.
Выручка падает, а расходы не меняются. Например, продажи существенно снизились, но вы продолжаете платить за дорогой офис.
Клиенты задерживают платежи. Если у вас хотя бы 50% денег находится в «подвешенном» состоянии, то скоро образуется кассовый разрыв.
Значительный рост расходов. Например, наняли новых сотрудников, чем значительно увеличили ФОТ, но увеличения прибыли при этом нет.
Регулярные авралы с платежами. Если вы часто вынуждены искать деньги в последний момент, то кассовый разрыв уже совсем близко.
Источник фото: freepik.com
Где искать проблему?
Если вы обнаружили тревожные звоночки в своем бизнесе, не нужно поддаваться панике. В первую очередь можно пройти простой тест на наличие кассового разрыва:
актуализируйте остаток денег на счете,
вычтите обязательные платежи на весь ближайший месяц,
посмотрите, когда будут поступать деньги от клиентов.
Если в какой-то момент баланс уходит в минус, значит приближается кассовый разрыв. Главная задача на этом этапе — обнаружить, где в системе появилась неполадка, в этом вам поможет алгоритм, которым поделилась Наталья Самусенко.
Составьте платежный календарь: список всех ожидаемых поступлений и платежей на ближайшие 2 – 3 месяца.
Разделите расходы на обязательные (аренда, зарплата) и переменные (транспортные расходы, бонусы).
Регулярно проверяйте дебиторскую задолженность: кто из клиентов задерживает оплату, когда ждать поступлений.
Проанализируйте склад и закупки. Нужно хорошо понимать, не лежит ли товар мёртвым грузом? Соответствуют ли закупки продажам?
Оцените маржинальность в разрезе конкретных продуктов/услуг, выясните, не работают ли бизнес-процессы в минус?
Как все исправить?
Если кассовый разрыв уже произошел, владельцу компании нужно принимать экстренные меры для финансового оздоровления бизнеса. Этот путь состоит из нескольких последовательных шагов.
Шаг 1. Найти быстрые деньги
Дебиторская задолженность: требуйте долги с неплательщиков, в ход могут идти прозвон, письма, штрафы за задержку. Возможно предлагать клиентам скидку за предоплату или просить их заплатить быстрее.
Срочные продажи: можно делать акции, снижать цену, чтобы быстро обернуть товар. Лучше заработать чуть меньше, чем остаться без денег совсем.
Кредитная линия: овердрафт, кредит в банке (только с ясным планом погашения).
Шаг 2. Реструктуризировать обязательства. Задача этого этапа — отложить или растянуть имеющиеся выплаты. Можно договориться с поставщиками об отсрочке, по согласованию оплачивать аренду или налоги частями.
Шаг 3. Урезать лишние расходы. После детального анализа выберите, чем можно пожертвовать без ущерба для компании, например:
отказаться от не приносящих доход подписок, сервисов, затрат,
временно отложить некритичные платежи, сократить закупки.
Шаг 4. Автоматизировать и перестроить финансы. Для этого необходимо:
ввести жесткий финансовый контроль, не тратить лишнего,
регулярно проверять денежный поток (не раз в месяц, а ежедневно),
думать стратегически: отказаться от бизнес-модели с постоянными разрывами.
Эти шаги позволят не только ликвидировать текущий кассовый разрыв, но и предотвратить следующие.
Кассовый разрыв — не приговор, а управляемая ситуация. Главное — не игнорировать это явление, а работать на опережение: вести учет, прогнозировать платежи и контролировать дебиторскую задолженность. Только в этом случае бизнес будет исправно выполнять свою главную функцию — генерировать стабильный и прогнозируемый доход.